Усі організації повинні знати про безпеку даних і знищення файлів. Нездатність захистити власні конфіденційні дані та дані ваших клієнтів може мати серйозні фінансові наслідки для приватного бізнесу, можливо, навіть змусити його закритися. Але муніципалітети повинні звертати увагу на всі елементи безпеки даних, від знищення файлів до кібербезпеки.
Міста, муніципалітети чи інші муніципальні організації не можуть допускати порушення. У їхніх записах міститься велика кількість особистих даних про приватних мешканців, муніципальних службовців і місцеві підприємства, які вони зобов’язані захищати. Номери соціального страхування, майнові та податкові дані, записи про голосування та інформація про правоохоронні органи/громадську безпеку – це лише деякі з речей, які можуть бути під загрозою. Порушення даних підриває довіру громадськості, і муніципалітети не можуть дозволити собі фінансові наслідки витоку даних, коли їхні бюджети і так виснажені.
Щоб зробити безпеку даних ще більш складною, муніципалітети є популярними мішенями для кіберзлочинців і крадіїв даних. (У 2019 році дослідники Barracuda вивчили сотні атак програм-вимагачів і виявили, що дві третини з них були спрямовані на державні організації.) Оскільки злодії знають, що вони є багатим джерелом цінних даних, муніципалітети повинні реагувати на атаки. Кожен елемент 's підтримується найвищі стандарти. Безпека даних, включаючи подрібнення файлів.
Муніципалітети, знищення документів і закони
Приватні компанії можуть мати певну свободу дій у вирішенні питань подрібнення конфіденційних документів, але державні організації повинні працювати з дотриманням нормативних вимог. Обробку та знищення конфіденційних даних регулюють певні державні, місцеві та галузеві закони. Конкретні законодавчі вимоги щодо безпеки даних для муніципальних організацій залежать від їх місцезнаходження та точного типу даних, які вони мають. (Наприклад, будь-яка організація із записами, що містять захищену інформацію про здоров’я, повинна дотримуватися правил конфіденційності HIPAA для захисту PHI.)
Оскільки закони про безпеку даних постійно вдосконалюються, керівникам міст слід проконсультуватися зі своїм юрисконсультом щодо будь-яких конкретних питань відповідності. У разі можливого аудиту або порушення, вам знадобиться письмова політика знищення даних, яка стосується знищення даних і була перевірена, тобто будь-яка організація, яка використовує здоровий глузд підхід до подрібнення документів і знищення даних - наприклад, за допомогою A авторитетна служба знищення для знищення будь-яких конфіденційних файлів і жорстких дисків, а не викидання цих матеріалів у смітник – можливо, вже відповідає всім відповідним законам безпеки даних.
Кращі практики знищення документів для муніципалітетів
Коли керівники міст розглядають стратегії захисту своїх конфіденційних даних, дотримуйтесь цих найкращих методів знищення файлів, щоб почати.
Скористайтеся послугами регулярного подрібнення та подрібнення за запитом. Муніципалітети повинні запланувати регулярний прийом через службу знищення документів. Бізнес ніколи не припиняється, тому конфіденційні файли (а також застарілі жорсткі диски та інші матеріали, що можуть бути пошкоджені) продовжуватимуть накопичуватися. Планування регулярних послуг економить час для адміністраторів, які керують постачальниками. Однак іноді чекати наступного запланованого отримання означає жертвувати місцем для зберігання коробок і коробок із застарілими документами. Крім того, чим довше конфіденційні документи зберігаються в офісі, тим більша ймовірність того, що хтось отримає до них несанкціонований доступ. Використовуйте службу на вимогу, щоб швидко керувати будь-якими терміновими потребами знищення файлів, що виникають.
Координуйте подрібнення файлів на муніципальних сайтах. Переконайтеся, що процедури знищення документів послідовно дотримуються в муніципальній організації. Кожен офіс та/або будівля має мати власну відповідальну особу, яка буде контролювати подрібнення документів і належне знищення даних.
Записуйте свої розгромні дії. Важливо, щоб муніципалітети вели належний облік усіх дій зі знищення даних. Якщо ви коли-небудь проводили аудит безпеки даних або якщо житель чи організація коли-небудь зазнавали порушення даних і намагалися довести, що муніципальні записи є джерелом, ви захочете продемонструвати, що всі муніципальні дані керуються та безпечно знищуються . По-перше, переконайтеся, що ви можете продемонструвати «ланцюжок зберігання», використовуючи службу подрібнення документів, сертифіковану NAID «AAA», для транспортування документів, дисків та інших подрібнених матеріалів безпосередньо з вашого приміщення до їхнього об’єкта подрібнення. Потім домовтеся, щоб представник вашої організації був свідком подрібнення муніципального матеріалу. Нарешті, отримайте сертифікат про знищення з детальним описом того, що ви подрібнили, і процедур, яких ви дотримувалися.
Подрібнюйте навчальні посібники, значки доступу та інші матеріали, призначені лише для співробітників. Усе, що сторонні можуть використовувати для доступу до муніципальних приміщень або доступу до приватної інформації про процедури надзвичайних ситуацій чи муніципальні будівлі, становить загрозу безпеці. Завжди подрібнюйте ці предмети, а не переробляйте їх.
Розглянемо потреби мешканців у знищенні документів. Коли ви надаєте державні послуги, організація події з видалення файлів є простим способом задовольнити спільну потребу. Усі люди в спільноті повинні мати спосіб захисту своїх конфіденційних даних, не всі мають доступ до шредера. Проведення заходу з подрібнення дозволяє мешканцям їздити та вивозити свої матеріали на безпечних вантажівках для подрібнення.
Northeastern Data Destruction призначена для задоволення потреб різноманітних організацій, зокрема муніципалітетів, у знищенні документів. Наші суворі стандарти безпеки, сертифікати та багаторічний досвід успіху означають, що клієнти знають, що вони можуть довіряти нам вирішення їхніх потреб у подрібненні конфіденційних документів. Зв'яжіться зі мною сьогодні!